De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna AP) controleert of organisaties zich aan de wetgeving houden. Ter voorbereiding op deze regelgeving heeft de AP een stappenplan opgesteld:
| Het AVG stappenplan: | ||
|---|---|---|
| 1. | Bewustwording | |
| 2. | Rechten van betrokkenen | |
| 3. | Overzicht verwerkingen | |
| 4. | Data protection impact assessment (DPIA) | |
| 5. | Privacy by design & privacy by default | |
| 6. | Functionaris voor de gegevensbescherming | |
| 7. | Meldplicht datalekken | |
| 8. | Verwerkersovereenkomsten | |
| 9. | Leidende toezichthouder | |
| 10 | Toestemming | |
| 11 | Website cookies, bewaring en rechten | |
| 12 | Slotwoord |
Een nadere uitwerking van dit stappenplan en naleving in de praktijk daarvan dient ervoor zorg te dragen dat Anneke Osteopathie zich zoveel mogelijk aan de wetgeving AVG kan houden. Hieronder zullen de verschillende stappen worden besproken. Daarbij wordt nagegaan in hoeverre deze punten binnen Anneke Osteopathie gelden, waar Anneke Osteopathie tegen aan loopt en op welke wijze Anneke Osteopathie op een verantwoorde manier aan de ‘nieuwe’ verplichtingen kan voldoen.
1.1 Anneke Osteopathie is een praktijk waarbinnen Anneke Schoonderwoerd osteopathie als dienstverlening aanbiedt. Om dat doel te kunnen uitvoeren dient Anneke Osteopathie persoonsgegevens van patiënten te verwerken en gebruiken binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.
1.2 De gegevens die worden gedocumenteerd zijn privacygevoelig. Het gaat om persoonsgegevens, aan de hand waarvan de betrokkene zowel direct als indirect geïdentificeerd kan worden. Om er zeker van te zijn dat er op een verantwoorde wijze met deze gegevens wordt omgegaan en dat de praktijk voldoet aan de privacywetgeving, heeft Anneke Osteopathie bovengenoemde AVG-stappenplan doorlopen.
1.3 Het betreft hier registratie van persoonsgegevens met een gerechtvaardigd belang. Immers de patiënten melden zichzelf aan bij Anneke Osteopathie. Zij willen graag geholpen worden door de osteopaat voor hun klachten.
2.1 Om een eerlijke verwerking van persoonsgegevens te waarborgen geeft de Verordening diverse rechten aan de betrokkene. De betrokkene kan deze rechten uitoefenen tegen de verwerkingsverantwoordelijke. De betrokkene heeft:
2.2 Een patiënt of voormalig patiënt (de betrokkene) kan om bovenstaande gegevens verzoeken. De betrokkene kan zulks doen per mail naar info@anneke-osteopathie.nl. De betrokkene dient zich daarbij te legitimeren, opdat Anneke Osteopathie met voldoende zekerheid kan vaststellen dat degene die het verzoek doet daadwerkelijk de betrokkene is.
2.3 Anneke Osteopathie zal binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek betrokken informeren over de uitvoering van het verzoek. Bij complexe, of een veelvoud aan verzoeken kan deze termijn verlengd worden met maximaal 2 maanden. De betrokkene zal in een dergelijk geval van verlengde termijn van uitvoering van het verzoek daaromtrent geïnformeerd worden. De informatie wordt in principe schriftelijk verstrekt.
2.4 In sommige gevallen mag Anneke Osteopathie weigeren tot uitvoering van het verzoek om gegevensverstrekking over te gaan, dan wel daarvoor kosten in rekening brengen. Het moet dan gaan om de situatie dat de betrokkene buitensporige of ongegronde verzoeken doet. (Bijvoorbeeld meerdere verzoeken achter elkaar om dezelfde gegevens. Dan wel wanneer sprake is van een van de beschermende noodzakelijkheidscriteria welke de AVG kent zoals bijvoorbeeld in het kader van een (strafrechtelijk) onderzoek naar de betrokkene). Indien Anneke Osteopathie weigert aan het verzoek te voldoen, zal Anneke Osteopathie zulks motiveren en de betrokkene wijzen op het klachtrecht bij de toezichthouder AVG.
2.5 Anneke Osteopathie realiseert zich dat indien zij een schriftelijke beslissing neemt in het kader van de uitoefening van de rechten van de betrokkene, dat dit dan geldt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
2.6 In sommige gevallen dient Anneke Osteopathie de betrokken patiënt uit zichzelf te informeren. Dit is het geval indien:
2.7 Indien de behandeling van de patiënt eindigt zal Anneke Osteopathie de persoonsgegevens nog enige tijd in haar systeem bewaren. De wet Wgbo bepaalt dat medische dossiers 20 jaar moeten worden bewaard. Aan die bewaartermijn zal Anneke Osteopathie zich houden. De dossiers zullen na 20 jaar vernietigd worden. Binnen het dossier bevinden zich tevens gegevens van niet medische aard.
2.8 Ten einde er zeker van te zijn dat de betrokkene een volledig beeld heeft van de wijze waarop met diens persoonsgegevens wordt omgegaan en met welk doel en onder welke grondslag (gerechtvaardigd belang), zal iedere betrokken bij registratie toegang krijgen tot deze privacystatement en de hierbij behorende documenten. Anneke Osteopathie zal deze gegevens op de website plaatsen en iedere betrokkene op die vindplaats wijzen.
3.1 Anneke Osteopathie verwerkt persoonsgegevens van patiënten. Ten aanzien van al deze vormen van verwerkingen van persoonsgegevens zal Anneke Osteopathie een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden. Daarin worden alle soorten persoonsgegevens die verwerkt zullen worden opgenoemd.
3.2 In het geval de patiënt een klacht indient tegen de osteopaat, zullen die gegevens eveneens worden verwerkt door Anneke Osteopathie.
4.1 DPIA staat voor gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een DPIA is alleen verplicht wanneer sprake is van gegevensverwerking welke waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert. Binnen de AVG worden drie situaties besproken wanneer sprake is van verhoogd risico:
4.2 Naast de criteria uit de AVG zelf heeft de werkgroep van Europese privacytoezichthouders een lijst met 9 criteria opgesteld om nader te bezien of een DPIA nodig is. De criteria die op osteopaten van toepassing zouden kunnen zijn:
4.3 De privacytoezichthouders zien verwerkingen van bijzondere persoonsgegevens door individuele artsen niet als grootschalig. Individuele artsen hoeven dus geen DPIA uit te voeren. Het ligt voor de hand dat de gegevensverwerking door de individuele osteopaat aldus evenmin de uitvoering van een DPIA behoeft. Anneke Osteopathie zal zodoende geen DPIA uitvoeren.
4.4 Evenwel is Anneke Osteopathie zich ervan bewust dat sprake is van bijzondere persoonsgegevens. De inhoud van een medisch dossier is gevoelig voor de betrokkene en vergt een grote mate van vertrouwelijkheid. Anneke Osteopathie zal zich zodoende inzetten die gegevens vertrouwelijk te laten blijven.
4.5 De gegevens zoals Anneke Osteopathie registreert zijn slechts bedoeld voor intern gebruik. De persoonsgegevens worden gebruikt om te waarborgen dat de osteopaat de patiënt zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Van dienst zijn in het verhelpen van de klachten en van dienst zijn door het mogelijk maken dat de ziektekostenverzekering de kosten zoveel mogelijk vergoedt.
4.6 Op termijn zal de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een lijst van verwerkingen publiceren waar een DPIA voor verplicht is. Zodra die lijst er is, zal Anneke Osteopathie haar verwerking van persoonsgegevens opnieuw tegen het licht houden om te bezien of nog nadere maatregelen nodig zijn.
5.1 Privacy door ontwerp en door standaardinstellingen voor producenten. Anneke Osteopathie is producent van een dienst, welke wordt ondersteund door de verwerking van persoonsgegevens. Zodoende houdt Anneke Osteopathie bij de ontwikkeling en uitwerking van die dienst rekening met het recht op bescherming van persoonsgegevens. Met inachtneming van de stand van de techniek ziet Anneke Osteopathie erop toe dat de verwerkingsverantwoordelijken en de verwerkers in staat zijn te voldoen aan hun verplichtingen inzake gegevensbescherming.
5.2 Anneke Osteopathie let daarbij op:
6.1 Net als voor de DPIA geldt dat de individuele praktijk van een osteopaat door de AP niet wordt gezien als een grootschalige verwerker. Het instellen van een FG is ondanks dat het gaat om bijzondere persoonsgegevens niet noodzakelijk. Daarbij stipt Anneke Osteopathie nogmaals aan dat in deze sprake is van het verwerken van persoonsgegevens op verzoek van de patiënt, nu deze een zo goed mogelijke behandeling wenst. Anneke Osteopathie verwerkt geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden. Patiënten worden niet gevolgd door Anneke Osteopathie aan de hand van de persoonsgegevens.
6.2 Anneke Osteopathie benadrukt opnieuw zich te realiseren persoonsgegevens te verwerken die een hoge mate van vertrouwelijkheid kennen. Anneke Osteopathie meent echter alle maatregelen te hebben genomen, ten einde erop toe te zien dat de persoonsgegevens van patiënten niet voor andere doeleinden gebruikt worden dan bedoeld is.
7.1 Een datalek in de zin van de AVG is een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Het is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
7.2 Het is voor de kwalificatie als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boze opzet in het spel is. Naast het ‘hacken’ van persoonsgegevens, kan ook gedacht worden aan gegevens die op een verloren laptop staan of een afgesloten website met persoonsgegevens die per ongeluk openstaat. Een inbreuk op de beveiliging houdt in dat zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan. Er is niet uitsluitend sprake van een dreiging, of van een tekortkoming in de beveiliging (ook wel aangeduid als een beveiligingslek) die zou kunnen leiden tot een beveiligingsincident. Er heeft zich daadwerkelijk een beveiligingsincident voorgedaan, waarbij de getroffen preventieve maatregelen niet toereikend waren om dit te voorkomen.
7.3 Anneke Osteopathie zal ieder datalek aan de AP melden, tenzij onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Anneke Osteopathie zal binnen 72 uur na ontdekking de AP in kennis stellen, ook indien nog niet alle informatie voorhanden is.
7.4 Bovendien zal Anneke Osteopathie het datalek onverwijld melden aan de betrokkenen, indien sprake is van een hoog risico door de inbreuk op de persoonsgegevens. Voor de vraag of sprake is van een hoog risico zal Anneke Osteopathie eerst nader onderzoek daarnaar mogen doen.
7.5 Het datalek zal door Anneke Osteopathie gedocumenteerd worden in een overzicht van datalekken die zich binnen Anneke Osteopathie hebben voorgedaan. Niet alleen zullen de feiten omtrent de inbreuk en de gevolgen daarvan in dit overzicht worden gedocumenteerd, doch eveneens de genomen corrigerende maatregelen.
8.1 Anneke Osteopathie maakt gebruik van het bedrijf Crossuite BV voor het verwerken van de persoonsgegevens in een patiëntenbeheerplatform. Dit bedrijf dient zodoende gezien te worden als een verwerker. Ten einde ervan verzekerd te zijn dat bedrijf Crossuite BV zich aan de vereisten houdt welke nodig zijn om te voldoen aan de AVG heeft Anneke Osteopathie een verwerkersovereenkomst afgesloten met bedrijf Crossuite BV.
8.2 Binnen de verwerkersovereenkomst met bedrijf Crossuite BV zijn in ieder geval de volgende zaken geregeld:
8.3 Anneke Osteopathie maakt geen gebruik van andere verwerkers dan bedrijf Crossuite BV. Wel maakt Anneke Osteopathie gebruik van een boekhouder. Deze verwerkte geen gegevens van patiënten, maar heeft wel inzage in sommige persoonsgegevens. Vooral de gegevens rondom betalingen zal de boekhouder in kunnen zien. Zodoende heeft boekhouder een geheimhoudingsverklaring ondertekend. In die verklaring wordt niet alleen weergegeven dat de boekhouder zelf geheimhouding zal betrachten over alle persoonsgegevens die deze te zien krijgt van patiënten van Anneke Osteopathie, ook de medewerkers en derden waar de boekhouder gebruik van maakt hebben diezelfde geheimhoudingsplicht. Bovendien is in de verklaring opgenomen dat de boekhouder geen persoonsgegevens van patiënten zal verwerken.
9.1 Anneke Osteopathie dient te bepalen onder welke toezichthouder zij valt. Anneke Osteopathie heeft 1 vestiging te Lichtenvoorde. Dit is op Nederlandse bodem. De werkzaamheden van Anneke Osteopathie rusten op Nederlands grondgebied. De Leidende toezichthouder voor Anneke Osteopathie is dus de Autoriteit Persoonsgegevens te Nederland.
10.1 Voor de verwerking van bepaalde gegevens is toestemming nodig van de betrokkene. Dat is het geval indien het gaat om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard. Ook het nationaal identificatienummer (BSN) is een zaak waarbij expliciete toestemming van de betrokkene nodig is, indien dat nummer wordt verwerkt. Anneke Osteopathie verwerkt het BSN-nummer van haar patiënten nu Osteopaten verplicht zijn dit nummer te gebruiken in correspondentie met andere zorgverleners. Het verwerken van gegevens over de gezondheid betreft eveneens een bijzondere categorie gegevens waarvan voor de verwerking toestemming nodig is van de patiënt. Het heeft echter de sterke voorkeur het verwerken van alle persoonsgegevens op voorhand met patiënten te bespreken en bij die verwerking expliciet te vermelden of de patiënt toestemming heeft gegeven voor die verwerking.
10.2 Anneke Osteopathie zal op de volgende wijze invulling geven aan deze benodigde toestemming. Naast het opstellen van een behandelplan zal bij de intake van een patiënt een overzicht worden gegeven van de afspraken. Deze zullen met de patiënt worden doorgenomen en vervolgens aan de patiënt ter hand worden gesteld dan wel aan de patiënt worden verzonden per mail, waarbij aangetekend wordt dat het hier een bevestiging van de gemaakte afspraken betreft. Er zal om een ontvangstbevestiging worden verzocht bij de patiënt. Op deze ‘opdrachtbevestiging’ zullen de belangrijkste gegevens worden benoemd over wat de patiënt kan verwachten van de osteopaat. Het gaat om het volgende:
11.1 Onder welke URL is de website van de praktijk te vinden: https://anneke-osteopathie.nl
11.2 Als bezoekers reacties achterlaten op de site: verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren. Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar dienst indien je dit gebruikt. De privacybeleid pagina van de Gravatar dienst kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je zelf ingevoerde naam publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.
11.3 Wanneer wij cookies opslaan en voor hoelang:
11.4 Welke rechten je hebt over je gebruikte gegevens:
Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achtergelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben wissen. Dit is exclusief alle gegevens die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.
12.1 Anneke Osteopathie gaat ervan uit met dit privacybeleid aan alle vereisten van de nieuwe AVG-regels te voldoen. Anneke Osteopathie is zich ervan bewust dat sprake is van nieuwe regelgeving en dat zulks inhoudt dat nog niet alle facetten zich even makkelijk laten uiteenzetten. Anneke Osteopathie zal de aanpassingen, beslissingen en verder nieuws vanuit de AP volgen, opdat tijdige maatregelen genomen kunnen worden deze beleidsregels alsnog verder aan te scherpen, of bij te snijden.
Wilt u wat overleggen of vragen? Laat hier uw telefoonnummer achter en ik bel u zo spoedig mogelijk terug.
